上司からの仕事を上手にコントロールする方法

キャリア

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「仕事を部下に依頼して、期待と全く違う成果物が出てくる。」

これ、仕事中によく目にします。しかも、入社3年目~5年目といった若手員に限った話ではなく、管理職層にも多いように思います。

いいことは一つもありません。依頼した側は期待した成果物を得ることが出来ないし、依頼をされた側はやっと作った成果物が無駄になります。ひどいときは一から作り直しという事態も。

失敗を教訓にして次回から同じ轍を踏まないように対策を打つのであれば、それはそれで良いことですが、曖昧な依頼をする人に限って自分を省みようとしないからたちが悪い。多くの場合はやり直しに加えて仲違いが起こって終了。文字通り時間の無駄、と相成ります。

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なぜこのようなことになるのか?

わたしが思うに、ひとことで言うと「依頼者自身がやりたいことを理解していない」事が原因でしょう。自分が依頼したい内容、そしてその後にやりたいことが明確で具体的であれば、依頼内容は曖昧になるはずがありません。必ず言語化出来るはずです。それが言語化出来ない、あるいはブレる、曖昧になる、ということは依頼者自身が「自分がやりたいことが分かっていない、理解出来ていない」ということになります。

そのような状態で依頼をされても、受ける側の受取り方も様々ですし、依頼者の期待した内容ができないのはむしろ当たり前です。

たとえば、以下のような状況。

  • 上司A  「これやっといて」
  • 部下B  「わかりました」
    3時間後・・・・
  • 上司A  「できた?」
  • 部下B  「え?まだ手をつけてませんけど・・・」
  • 上司A  「何で出来てないんだ!やっとけといっただろう!?」

まぁこれは極端な例ですが(笑)これに近い状況は誰しも経験あるのではないでしょうか。部下の目線からみると期限と目的を明示しない上司が悪いと言いたくもなりますが、上司の目線からみるといちいちそんな細かいところまで指示しなくても理解しろよと言いたくなるところでしょう。

どちらにも非はあるのです。しかしそこは上司部下の関係。多くの場合、部下は上司に従うしかありません。納得行かない中で怒られた部下はモチベーション激下がりの中しぶしぶと従います。これではいい仕事が出来るわけがありませんね。

どうすればよいか

では、そのような無駄をやらないためにどうすればよいか?
私がやっている対策は、5W1H(2H)を無理矢理でも設定する事です。全部が全部設定できない状況もありますが、極力当てはめます。

こんな感じです。

上司A 「これやっといて」
(内容確認後に)「この目的は何でしょうか?」→ Whyの確認
上司A 「来週の役員会で発表しなきゃいけないんだけど、そのデータ収集だ。」
「わかりました。で、いつまでに必要ですか?」→ Whenの設定
上司A 「そうだな・・・こっちで資料化するのにも時間が要るから、3日後までかな。」※
「なるほど・・・ちょっと今***の件で立て込んでいるので、3日後であれば
全部は厳しいですね。◯◯ぐらいであれば出来ると思いますがいかがでしょう?」
→ Whatの提案
上司A 「そうか・・・わかった。では、不足しているところはBくんにも頼んでみるとしよう。ひとまず◯◯の部分を3日後までに仕上げて欲しい。」
「わかりました。」

実際にはもっと細かいやりとりがあります。おそらく面倒くさい部下だと思われるでしょう。ですが、曖昧な指示を理解出来ないままこなして、無駄な時間を食って結局あとから自分が苦労するよりは全然ましです。

仕事もさっさと進みますし自分の時間も作れます。さらにこのポイントは「考えていない上司に考えさせる」ことも出来ます。

上記※の部分、上司は指示の時点では納期を全く意識していないことが分かります。私の問い掛けによって初めて意識したと言えるでしょう。これを行うことで、私は仕事に振り回されることがグッと減りました。もし「よく解らんけど忙しい!」という方はやってみてはいかがでしょうか。

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