新型コロナで変わる働き方

投稿者: | 2020年5月9日

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2020年5月現在、年初から発生した新型コロナウィルスの猛威により世界中そして日本中が混乱の渦に巻き込まれています。感染対策や収束に向けたロードマップは専門家委員会におまかせするとして、本記事ではこの頃なショックの最中、そして収束後(再発中も含め)の働き方についてご説明します。

在宅ワークが広がり多様な働き方で価値を出す必要が出てくる

小売業や飲食、サービス業等を除き、国からは在宅勤務が強く求められています(にもかかわらず実施率は3割未満ですが・・・)。この流れは新型コロナ発生以前からあったものであり、今回の新型コロナ発生により決定的なものになりました。

私の働いている会社はもともとテレワークが制度として認められていたので在宅勤務にはスムーズに移行できました(というより、いつもと対して変わらなかった)が、ここで大いに混乱した企業も多かったことでしょう。

しかし新型コロナ感染予防として「家から出るな」が求められると、経済を回すためには必然的に在宅勤務にならざるを得ません。これを機会と捉えて、いつでもどこでもどんな端末を使ってでも仕事ができる環境を整備すべきでしょう。

IT企業の営業である私の例で申し上げると、シンクライアントを使っているのですべての作業はサーバ上の自分のデスクトップで可能です。その上で詳細を申し上げると、

  • 顧客や社内の打ち合わせはZoomを利用してオンラインミーティング
  • 伝票はPDFとオンライン決済システムで実施

などでしょうか。これらは別にシンクライアントを導入していなくても可能です。オンラインミーティングはもはやZoomを使うのが常識になっていますし、承認フローなどはセキュリティの高めなSaaSを導入してしまえば問題ありません。

一方で、在宅勤務なので上司部下のコミュニケーションには注意を払う必要があります。特に日系大企業では、未だに自分の目の届く範囲に部下がいて今何をしているのかを把握できないと不安になるという「管理しかできない」無能な上司が大多数を占めます。上司がコミットするのは部下の管理ではありません。上司自身の成果です。そして上司の成果は、部下の成果の集合によって成り立ちます。だから、そもそも部下を管理するのは間違いであり、「いつまでにどんな成果を出してほしいか」だけをコミットしてもらえばいいのです。もちろん、そのせいかが出せそうか不安になる部下もいるでしょう。そういう場合は、成果を細分化して、適宜チェックしてアドバイスするようにすればよいのです。間違っても「あれどうなってる?」はダメです。一発で部下の信用をなくします。

Woman having video chat with colleagues at table in office, closeup

今までの2倍以上の生産性が求められる

在宅勤務により「移動する必要」がなくなりました。その分の時間が仕事に当てられるようになったわけです。ここで勘違いしやすいのが、「時間が伸びたのだからその時間をさらに仕事に充てよう」と考えてしまいがちなこと。これではただ労働時間が伸びただけです。それで成果を上げても、時間あたりの生産性は変わりません。

OECDのレポートにも出ていますが、日本は先進20カ国中で労働生産性が再開です。しかも20年以上連続して。なぜこんな事になっていたか?要因は色々あると思いますが、私が考えるのが「無駄な報告、無駄な社内会議」の多さです。

社内の報告資料作りに時間を使っていませんか?
部長以上が延々と無価値な話を繰り返す「会議という名の何も決まらない場」で時間を使っていませんか?

これらは百害あって一利なしです。即刻すべてやめましょう。

社内への報告は、報告する必要のある項目だけ定量化してメールで送れば済みます。また、リモート会議をやれば、直に接していない抵抗感からか、必要なことだけを議論するようになるので時間は短縮できます。アジェンダを最初に読み上げるようにすれば更に効果的ですね。

これで無駄な時間は削減できましたが、その分成果を求められるようになります。現場のビジネスパーソン自身が、そもそもどういう成果にコミットしていくかをきちんと考え、言語化して仕事をしなければいけなくなるでしょう。そして無駄な時間が省かれたわけですから、高い成果を求められるようにもなります。

これを機会を捉え、生産性を更に高める努力を続けなければいけません。そうでないと会社に何をしに来ているかわからないおじさんおばさんたちと同じ道を歩むことになります。

自社にあったコミュニケーションツールを使いこなす必要に迫られる

今や、メールでのやり取りは「無駄」以外の何物でもありません。メールを書く時間、読む時間、分類する時間・・・一日300通以上受信されるメールを読むだけで一日が終わることがあります。これほどの無駄があるでしょうか?

メールは社外とのやり取りのみで、社内でのコミュニケーションはSlackやMicrosoft Teams、Facebookの社内版「WorkPlace」などを使っている企業がどんどん増えてきています。

メールは送ってから返事が来るまで平均4時間もかかるというデータがあるぐらい、現代のビジネススピードに合っていません。社内でちょっとチャットで話せば済むことをいちいちメールして時間を無駄にしている人、いませんか?もしご自身の見に覚えがあれば即刻やめましょう。そして新しい社内コミュニケーションツールの社内導入を提案しましょう。

コミュニケーションの目的によってツールを変える

さきほど、メールは社外のみと書きましたが、メールは法的にも証跡として認められるので、決裁文書に使えます。そのため、コミュニケーションの目的によってツールを使い分けるとビジネススピードを維持しつつ意思決定のスピードも上げることができます。私のオススメは以下のような感じです。

  • 雑談や仕事上の相談はSlack(場合によってはリアル会議やZoom)
  • 承認を必要とする報告や連絡はメール

いかがでしょうか?コロナ禍にある今だからこそ、自分を変えるチャンスです。ぜひ働き方を変えて1歩も2歩もビジネスパーソンとして成長しましょう!

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